Gebremmste Operative Knowhow Workflows
Bei einer Schwachstellenanalyse und hunderten von folgenden Gesprächen mit betroffenen Managern wurde deutlich, dass Unternehmen mit angezogener Handbremse unterwegs sind. Sie scheinen von einem riesigen Problem geeint zu sein, und das quer durch Branchen und Abteilungen. Es herrschen erhebliche Schwächen hier: Operative Knowhow Workflows. Mitarbeiter und verstreutes Wissen sind schwer zu identifizieren und zielgerichtet zusammenzuführen.
Manager haben Mühe, Antworten, Übersicht und Kontrolle zu erhalten
Manager, die eine hohe Frequenz von neu anstehenden Themen und Problemen haben (sei es Bottom up oder Top Down), kämpfen über verschiedenste Kanäle, um Antworten, Übersicht und Kontrolle zu erhalten. Dies können Telefon, E-Mail oder ausgefeiltere Kommunikationstools sein, die allesamt unzureichend sind, um mehrere Mitarbeiter, Funktionen und Standorte zu erreichen und zielgerichtet zusammenzubringen.
Blindspots
Die meisten sind sich bewusst, dass es Blindspots gibt, aber sie haben nicht die Zeit und Energie, um Mitarbeiter und Wissen zu koordinieren. Blindspots sind nicht nur die wichtigen Impulse (Probleme, Herausforderungen oder Ideen) der direkt am Tagesgeschehen beteiligten Mitarbeiter, sondern können auch verborgene Experten und historisches Wissen beinhalten, welche weder rechtzeitig erkannt noch zielgerichtet genutzt werden.
Die meisten Meetings sind ineffizient, unnötig lang und redundant
Meetings sind aufgrund von Verfügbarkeitsproblemen schwer zu planen. Experten sind sehr beschäftigt und es scheint zunehmend unmöglich zu sein, ein Meeting mit mehr als 2 Teilnehmern zeitnah aufzusetzen. Es kann Wochen dauern, einfache Meetings abzuhalten und noch länger für komplexere Meetings. Hinzu kommt: Mitarbeiter verbringen zu viel Zeit in Meetings, die ineffizient, unnötig lang und redundant sind.
Wertvolles Wissen verpufft nach der Entstehung
Mitarbeiter neigen dazu, in Silos zu arbeiten und haben natürlich nicht das Bedürfnis, ihre Lessons Learned ordnungsgemäß zu dokumentieren oder zu teilen, da diese manuelle Arbeit ihnen zusätzlichen Aufwand auferlegt. Das führt dazu, dass wertvolles Wissen nach seiner Entstehung schnell verpufft. So steht es nicht zum Nutzen anderer und des gesamten Unternehmens zur Verfügung. Manchmal sind sogar verschiedene Standorte und Funktionen mehrfach mit gleichen oder ähnlichen Problemen beschäftigt. Dies führt dazu, dass unnötig Zeit mit dem Aufgreifen von Themen verbracht wird, die bereits von anderen Experten eingehend behandelt wurden. Diese wurden jedoch nicht ordnungsgemäß dokumentiert oder können nun von anderen in ihrer Not nicht rechtzeitig gefunden werden.
Großes Potential bleibt auf der Strecke
Das oben Beschriebene scheint ein akzeptierter Status Quo zu sein. Einige versuchen, es durch eigenständige Aktivitäten zu bewältigen. Diese Workarounds werden der Herausforderung nicht gerecht. Sie sind ineffizient, verlangsamen und es wird großes Potenzial auf dem Tisch liegen gelassen. Zu den Aktivitäten gehören das Sammeln von Mitarbeiterimpulsen, das Identifizieren von Experten, das Finden eines Termins, die zielgerichtete Durchführung des Meetings, die manuelle Dokumentation des Meetings, das Schreiben von Meeting-Berichten und deren Kommunikation, die Nachbereitung und Koordination mehrerer Meeting-Runden sowie der Aufbau einer Wissensdatenbank und eines Expertennetzwerks.
Bei all diesen Teilprozessen fehlt es an Übersicht und Kontrolle. Außerdem werden keine Synergien aus diesen isolierten Teilprozessen gewonnen. Lessons Learned und frisches Expertenwissen werden nicht intelligent und sofort für neu anstehende Themen verknüpft. Im nächsten Artikel werden wir unsere Vision für eine erstrebenswerte Zukunft vorstellen.
