Smarte asynchrone Meetings und Knowhow Netzwerke

In den beiden vorangegangenen Artikeln haben wir zunächst den beobachteten ungünstigen Status quo beschrieben, der die Leistungsfähigkeit in Unternehmen einschränkt. Dann haben wir eine wünschenswerte Vision für operative Knowhow Workflows und nötige Übersicht dargestellt. Die Gedanken dazu können hier nachlesen werden: Status Quo + Vision.

Was bisher ausgelassen wurde, war, was getan werden muss, um diese Vision in die Praxis umzusetzen. Dies wird hier näher erläutert.

Smarte asynchrone Meetings

Die Mitarbeiter, die zu aktuellen Themen einen Mehrwert liefern sollen, sind beschäftigt. Deshalb müssen Anfragen zu ihren Bedingungen, neben ihrem Tagesgeschäft und ohne unnötigen Mehraufwand für sie stattfinden. Sie brauchen eine Entlastung durch weniger starre Meetings. Ihnen muss zugetraut werden ihre Zeit und ihre Beiträge selbst zu managen und trotzdem Synergien zu schaffen. Smarte asynchrone Meetings ermöglichen das.

Fokussierung wird durch automatische Priorisierung direkt in den Meetings erreicht. Es steht Zeit zur Verfügung, um durchdachte statt spontane Antworten zu geben. Synergien über funktionale und sprachliche Barrieren hinweg können durch Beitragsfreiheit und Echtzeit-Übersetzung erreicht werden. So besteht die Möglichkeit, auch internationale Experten mit geringeren Eintrittsbarrieren einzubeziehen.

Automatisierung

Eine Lösung muss so einfach wie möglich sein. Die Mitarbeiter sollten nur zwei Erwartungen erfüllen müssen: Ihre Impulse einbringen, sobald sie entstehen, und als Experten mitwirken, sobald sie einbezogen werden. Dazu sollte eine Lösung, wie oben beschrieben, deren Daily Business erleichtern. Synergien aus menschlicher Intelligenz werden optimiert, während mühsame Komplexitäten von Algorithmen im Hintergrund erledigt werden.

Niemand hat Zeit und Energie, manuell zu dokumentieren, und so ist es nicht verwunderlich, dass Datenbanken in der Regel mehr tot als lebendig sind. Daher muss die Dokumentation ein automatisiertes Nebenprodukt eines lebendigen Workflows sein. Die wichtigsten Ergebnisse sollten kontinuierlich und intelligent herausgefiltert und schließlich in automatisierten Berichten dargestellt werden. Um den Überblick zu behalten, müssen Führungskräfte befähigt werden, Themen weiter voranzutreiben und ein abschließendes Abschlussstatement für die Teilnehmer zu formulieren. 

Know-How und Expertennetzwerk schaffen

Selbstlernende Algorithmen sollten auf Basis der qualitativen Beiträge der Mitarbeiter automatisierte Expertennetzwerke erstellen. Diese sollten sich im Laufe der Nutzung dynamisch verändern und die Basis für Vorhersagemodelle bilden, die basierend auf der erwarteten Wahrscheinlichkeit wertvoller Beiträge zum jeweiligen Thema direkt Experten innerhalb der Organisation empfehlen. Auch wenn eine Unternehmenskultur aufgrund interner Konkurrenz den Wissensaustausch über Silos hinweg behindern könnte, können andere von ihrem Wissen profitieren.  Lessons Learned sollten gesammelt und über Silos, Standorte und Sprachbarrieren hinweg intelligent verknüpft werden, um einen Mehrwert für neu anstehende Themen zu schaffen.