Dieses Dokument ist ein Auszug aus der Johari Pilot und Rollout Roadmap. In Absprache mit Deinem persönlichen Johari Customer Success Manager erhältst Du weitere Einblicke und wirst Schritt für Schritt beraten, wie wir Deinen individuellen Anwendungsfall in einen C-Level begeisternden Business Case verwandeln.

Wenn Du eine Beratung zu Anwendungsfällen oder detaillierte Einblicke in die Roadmap möchtest, schreibe uns gerne hier.

Was wir normalerweise gemeinsam sehen werden:

Mehr gelöste Problemstellungen

Probleme, Herausforderungen und Fragen tauchen regelmäßig im Tagesgeschäft der Mitarbeiter auf. Ca. 1/3 davon bleiben aufgrund von nicht vorhandenem oder falsch zugeordnetem Know-How ungelöst.

Im Rahmen des Johari-Piloten können wir feststellen, dass nicht vorhandenes oder falsch zugeordnetes Know-how als Ursache für ungelöste Probleme in Zukunft verhindert werden kann. Dies wird die Anzahl der gelösten Problemstellungen bei der Einführung von Johari deutlich erhöhen. Für alle noch ungelösten Probleme zeigen Johari’s Schwachstellenanalysen genau auf, auf welche Bereiche sich strategisch konzentriert werden sollte. Bei unseren Kunden konnten wir beobachten, dass das 1/3 der ungelösten Probleme um mehr als 70% gesunken ist.

Lessons Learned Zuordnung

Wertvolle Informationen und dokumentierte Lessons Learned sind im Durchschnitt in mehr als 10 verschiedenen Softwareplattformen und Datenbanken innerhalb Ihrer Teams gespeichert. Für die Mitarbeiter ist es unmöglich, alle diese Datenbanken zu durchsuchen, um ihre Probleme zu lösen oder Antworten auf ihre Fragen im Tagesgeschäft zu erhalten. Hinzu kommt, dass deren Suchfunktionen nicht für das Auffinden der richtigen Informationen optimiert sind. Die Mitarbeiter müssten Stunden damit verbringen, das zu finden, was für ihre Problemstellung wichtig ist, und trotzdem sind die Informationen oft so gut versteckt, dass man sie gar nicht finden kann. Daher finden es die Mitarbeiter oft effizienter, selbst an einer Lösung zu arbeiten. 72 % des Wissens ist in Zeiten der Not unzugänglich und 68 % der Lösungsversuche sind jedes Jahr aufs Neue ähnlicher Natur.

Im Rahmen des Johari-Pilotprojekts können wir feststellen, dass bereits in einem kleinen begrenzten Datenbestand geeignete Informationen nur eine Problem- oder Fragebeschreibung entfernt sind, und das sogar sprachübergreifend. Bei unseren Kunden haben wir gesehen, dass in fast allen Fällen Wiederholungsarbeiten vermieden werden können.

Experten Zuordnung

Wann immer ein neues Problemstellung im Tagesgeschäft der Mitarbeiter auftaucht, versuchen sie entweder selbst eine Lösung zu finden oder stellen im Rahmen ihrer lokalen Expertenressourcen eine First-Responder-Taskforce zusammen. Das Fachwissen ist jedoch ungleichmäßig über Standorte, Funktionen und Silos verteilt. Dies ist eine Folge der Verfügbarkeit von Talenten in verschiedenen Bereichen. Noch wichtiger ist jedoch, dass die Erfahrungen, die Mitarbeiter tagtäglich machen, nicht identisch sind. Daher scheint es unmöglich, für jeden Einzelfall die richtigen internen Fachleute zu finden und einzubinden.

Im Rahmen des Johari-Pilotprojekts können wir feststellen, dass bereits mit einem kleinen, eingeschränkten Datensatz geeignete interne Fachexperten für jede spezifische Fragestellung empfohlen werden. Außerdem ist es sehr einfach, deren Lösungen und Antworten auf der Grundlage ihrer unterschiedlichen Fachkenntnisse und Erfahrungen zu sammeln. Dies hat große Auswirkungen auf die beiden folgenden Leistungsindikatoren.

Schnellere Time to Solution

Im Durchschnitt werden 16 Tage für die Suche nach Lösungen und Antworten für jede komplexe Angelegenheit verschwendet.

Im Rahmen des Johari-Pilotprojekts können wir feststellen, dass vorhandenes Know-how und Fachwissen effizient eingesetzt wird. Wir sehen, dass unsere Kunden ihren Lösungsfindungsprozess um mehr als 160 % beschleunigen konnten.

Bessere Quality of Solution

73 % aller Lösungen erweisen sich in der Zukunft als unzureichend. Die sich ständig ändernden Bedingungen haben einen großen Einfluss darauf. Aber die richtigen Informationen, Lessons Learned und internes Fachwissen können nicht rechtzeitig erkannt werden, um die bestmöglichen Ergebnisse zu gewährleisten und sich schnell anzupassen.

Im Rahmen des Johari-Piloten können wir feststellen, dass Mitarbeitern auf einfache Weise die beste Grundlage geboten werden kann, um unterschiedliches Fachwissen und Erfahrungen zu ihren spezifischen Themen zu sammeln. Dies bietet die größte Chance, die bestmöglichen Lösungen und Antworten zu erhalten. Bei unseren Kunden stellen wir eine 86%ige Zufriedenheit mit den Lösungen und Antworten fest, die in Johari zu komplexen Themen generiert werden.

Proaktives Verhindern zukünftiger Probleme

Ein Problem, das an einem Ort oder in einem Silo gelöst wurde, bedeutet nicht, dass dasselbe Problem nicht auch in Zukunft in einem anderen Bereich auftreten könnte. Gleiche oder ähnliche Probleme treten im Durchschnitt 8 Mal pro Jahr wieder und wieder auf. Es gibt keine wirksamen Präventionsmaßnahmen, so dass verschiedene Standorte und Silos proaktiv aus den Erfahrungen anderer lernen können. In diesem Fall ist ein Problem vielleicht noch nicht aufgetreten, wird aber bestimmt auftreten, da das Gleiche bereits an anderer Stelle in einem ähnlichen Umfeld passiert ist.
Die Mitarbeiter könnten aufgefordert werden, ihre Erfahrungen proaktiv mit anderen Bereichen zu teilen. Meist sind die Zuständigkeiten jedoch unklar, oder der Verwaltungsaufwand ist zu hoch. Das wiederum führt dazu, dass die gleichen Probleme mehrmals im Jahr auftreten.

Im Rahmen des Johari-Pilotprojekts können wir feststellen, dass geeignete Lessons Learned und die richtigen dokumentierten Informationen proaktiv und kontinuierlich mit den richtigen Stakeholdern an den verschiedenen Standorten, Silos und Funktionen geteilt werden. Unsere Kunden erleben daher eine erhebliche Auswirkung auf ihre Maßnahmen zur Problemvermeidung, um Redundanzen zu vermeiden.

Schwachstellen

Nicht alle Probleme können zufriedenstellend gelöst werden. Je nach Mitarbeiterfluktuation, Einstellungsstrategien und Weiterbildungsprogrammen gibt es immer wieder Schwachstellen im internen Knowhow. Es ist schwierig, diese Schwachstellen regelmäßig aufzuspüren, um entsprechende Gegenmaßnahmen zu planen. Dies ist unmöglich, da kein strukturierter und transparenter Prozess der Problemlösung implementiert ist und somit keine wertvollen Daten gesammelt werden.

Im Rahmen des Johari-Pilotprojekts können wir feststellen, dass bereits mit einem kleinen, eingeschränkten Datensatz Schwachstellen in den Pilot-Nutzergruppen automatisch erkannt werden können. Unsere Kunden erheben mit Johari regelmäßig Leistungs- und Schwachstellenberichte, die es ermöglichen, in Echtzeit entsprechend gegenzusteuern.

Wozu führt das langfristig?

Die Produktivität der Mitarbeiter und die Effizienz bei der Problemlösung sind die beiden wichtigsten Faktoren für den ROI beim Einsatz von Johari. Wenn die Mitarbeiter mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigen können und Probleme schneller und besser gelöst werden, werden Teams produktiver. Für ROI-Zwecke sind diese Produktivitätsgewinne gleichbedeutend mit Einsparungen und Umsatzsteigerungen.

Daher ist Johari in der Lage, für seine Kunden den Produktivitätsverlust von bis zu 100.000€ pro 100 Mitarbeiter und Monat zu verhindern, der durch schlechtes Wissensmanagement entsteht.