Auf der Jagd nach den neuesten Trends sollte man eine Sache nicht vernachlässigen. Probleme und Herausforderungen bestehen, und Menschen müssen sie lösen. Probleme sind Engpässe und Herausforderungen sind Chancen. Beides muss rechtzeitig gelöst werden, denn Zeit ist entscheidend. KI kann nicht alles lösen. Aber sie kann dafür sorgen, dass Experten das tun wobei sie am besten sind. Mehrwert schaffen. Engineering Wissen zählt!

Aber warum ist das in Gefahr?

Daten, Lessons Learned und internes Knowhow summieren sich drastisch. Das kann jedoch nicht über die tatsächliche Nutzung des internen Know-hows gesagt werden. Das liegt an mangelnder Übersicht, Zugänglichkeit, Silos und Zeit. Zeit wird mit der Lösung von Problemen verschwendet. Dies wird als das geringere Übel angesehen. Die Alternative ist die Suche nach internem Knowhow. Seien es Daten oder internes Fachwissen. Da dieses jedoch nicht leicht zugänglich ist, werden Ressourcen für überflüssige Vorarbeiten aufgewendet, um sich das benötigte Wissen selbst zu beschaffen. Oder noch schlimmer: Wenn dies nicht der Fall ist und die Vorarbeiten ignoriert werden, könnte dies in der Zukunft zu vermeidbaren Problemen und Kosten führen.

2 Sorten von Engineering Wissen

Dieses explizite Wissen sind Richtlinien, Lessons Learned, Root Cause Analysen, Projektberichte, technische Zeichnungen, Normen, Best Practices, Handbücher oder dokumentierte Erfahrungen aus der Vergangenheit.

Darüber hinaus sind die Kompetenzen und Erfahrungen, das Know-how, das in den Köpfen jedes einzelnen Experten verborgen ist, das implizite Wissen. Es wird beim Lösen von Herausforderungen eingesetzt und ist die beste Quelle für langfristige Wettbewerbsvorteile und Innovation.

Das meiste Know-how ist für den Einzelnen nicht sofort zugänglich. Es ist entweder nicht ordnungsgemäß dokumentiert oder nicht zugänglich, wenn es benötigt wird, oder beides. Das kann auch daran liegen, dass es sich außerhalb des eigenen Bereichs, der eigenen Datenbank, des eigenen Silos oder des eigenen Standorts befindet. Dies führt zu einem noch größeren Eisberg, dem Organisationswissen. Und 80 %¹ des Organisationswissens ist implizites Wissen!

Es kann durch Fluktuation verloren gehen und ist aufgrund von Silos oder Unkenntnis seiner Existenz für andere unzugänglich. So werden die Erfahrungen anderer kluger Köpfe aus der Vergangenheit oder von anderen Standorten nicht für die Lösungsfindung bei technischen Herausforderungen berücksichtigt.

Nun ist man nicht allein in der Organisation. Um Lösungen zu finden, müssen sich Experten auf internes Knowhow stützen. Dabei handelt es sich sowohl um dokumentierte Informationen als auch um unterschiedliche Perspektiven und Ansätze aufgrund unterschiedlicher Erfahrungen und Kompetenzen der Fachexperten im Unternehmen.

Die oben beschriebenen Probleme bei der Nutzung des wertvollen Know-hows führen jedoch zu enormen Ineffizienzen. 72 %² des expliziten Know-hows ist in Zeiten des Bedarfs nicht zugänglich. Und dabei ist das implizite Wissen noch nicht einmal berücksichtigt. 8 Stunden werden pro Mitarbeiter und Woche mit der Beschaffung von relevantem Wissen verschwendet. 16 Tage unnötige Verzögerungen bei der Erarbeitung von Lösungen für jeden komplexen Sachverhalt sind zu beobachten. Dies ist auf den Aufwand für die Beschaffung von Know-how zurückzuführen, aber auch auf die Zeit, die benötigt wird, um eine wirksame Ersthelfergruppe zu informieren, aufzubauen und mit ihr in Aktion zu treten. 34 % der künftigen Probleme könnten proaktiv verhindert werden, wenn das Know-how gleichmäßig in den Unternehmen verteilt wäre. Dadurch entstehen jeden Monat Produktivitätsverluste von 100 000 Euro pro 100 Mitarbeiter.

Was kann dagegen getan werden?

Automatisch dokumentierte Informationen und Fachwissen für den Einzelnen verfügbar machen, der mit Problemen und Herausforderungen im Tagesgeschäft konfrontiert ist. Mache so organisatorisches Wissen zu individuellem Wissen.

Umwandlung von implizitem in explizites Wissen durch die Erstellung automatischer Berichte, während das Wissen angewandt wird und Lösungen erarbeitet werden.

Proaktive Weitergabe relevanter dokumentierter Informationen an Einzelpersonen über Standorte und Silos hinweg, um künftige Probleme und überflüssige Arbeit zu vermeiden oder Mitarbeiter in ihren spezifischen Fachgebieten weiter zu inspirieren.

Das Unbekannte

Die oben genannten Maßnahmen zielen darauf ab, das interne Know-how optimal zu verwerten, um die Experten zu entlasten und sie in die Lage zu versetzen, das zu tun, was sie am besten können.

Im Engineering gibt es immer wieder neue Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Diese ergeben sich aus dem dynamischen Umfeld, den Kundenerwartungen und dem Wettbewerbsdruck. An der Grenze zwischen internem Knowhow und dem Unbekannten wird der Engineering Mehrwert geschaffen. Vorhandenes Knowhow wird hier eingesetzt, um Neues zu schaffen. Ingenieure sollten sich mit dem Unbekannten befassen, aber keine Zeit mit dem vorhandenen Know-how verbringen, außer sie wenden es an.

Die Synergien verschiedener Fachleute und deren einzigartige Erfahrungen über Standorte und Silos hinweg schaffen neue Lösungen im Bereich des bisher Unbekannten. Dokumentiere das implizite Know-how automatisch im Prozess. Auf diese Weise wächst der Bereich des organisatorischen Know-hows stetig an.

Wann immer zukünftige Herausforderungen und das dazu benötigte Knowhow in einen der beschriebenen Bereiche fallen, ist Johari und seine Softwarelösung da, um internes Engineering Wissen optimal zu verwerten und interne Experten bei der Bearbeitung von Problemen und der Wertschöpfung so effizient wie möglich zu machen.

Artikel von Johari. Die KI von Johari baut automatisch ein Lessons Learned- und Expertennetzwerk auf. Neue Probleme werden automatisch mit internem Knowhow verknüpft und können in einem dynamischen Workflow weiterverarbeitet werden, um technische Probleme und Herausforderungen möglichst effizient zu lösen.

¹ Botkin J, Seeley C. The knowledge management manifesto. Knowledge Management Review, 2001, 3(6): 6–21.

² David Mallon, Janet Clarey, and Mark Vickers, The high-impact learning organization series, Bersin & Associates